Henkilötietojen hallinta, GDPR

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikenlaista informaatiota, joka suoraan tai epäsuoraan voidaan kytkeä elävään henkilöön (nimi ja henkilönumero, mutta myös esim. Puhelinnumero tai kiinteistötunnus). Hallinta tarkoittaa tietojen kaikenlaista käsittelyä keräämisestä tai vastaanottamisesta siihen saakka, jolloin niitä ei enää ole.

Milloin käsittelemme henkilötietoja?

Tierpin kunnan keräämiä tietoja, henkilötiedot mukaan luettuina, voidaan tarvita kunnallisessa viranomaistoimessa, palvelun tai vapaaehtoisen aktiviteetin tarjoamisessa tai kunnalle pakollisten lakivaatimusten täytössä. Tietoja voidaan myös käyttää tilastollisiin tarkoituksiin tai asiakastyytyväisyyttä mittaaviin kysymyksiin.

Kunnan toiminnassa on tavallista, että henkilötietojen hallinta tapahtuu GDPR:n 6:1 artiklan, yleishyödyllisen edun tai viranomaistoimen, 6:1b -sopimuksen tai 6: 1 c -oikeussuhteen mukaisesti. Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan suostumusta. Senkaltaisen suostumuksen voi aina perua, jos mieli muuttuu (mutta jo toteutettuun käsittelyyn se ei vaikuta).

Käytettäessä kunnan kaavakkeita ja verkkolomakkeita niihin suoraan liittyvistä teksteistä ilmenee, millä oikeudellisella perusteella kunta hallitsee henkilötietojasi.

Kuka henkilötiedot voi nähdä?

Kunnassa henkilötietoja työssään tarvitseva henkilöstö saa pääsyn niihin. Myös kunnan käyttämillä toimittajilla ja yrityksillä esim. teknisessä käytössä ja tuessa voi olla jonkinlaista tarvetta tietojen käsittelylle.

Tierpin kunnan toiminta kuuluu niin kutsutun julkisuusperiaatteen piiriin, minkä johdosta saapuneet asiakirjat (hakemukset, asiat, kirjeet, sähköposti, puheenvuorot sosiaalisessa mediassa jne.) ilman salassapitolainsäädännön suojaa, luovutetaan pyynnöstä asiakirjoja pyytävälle.

Henkilöiden, joiden henkilötiedot on suojattu, ei pidä ottaa yhteyttä kuntaan sähköpostitse tai verkkokaavakkeiden ja -lomakkeiden avulla, vaan soittaa sen sijaan puhelimella.

Miten pitkään tiedot säilytetään?

Tierpin kunta säilyttää tai karsii henkilötietoja asiakirjojen käsittelysuunnitelmasta tehdyn päätöksen mukaan.

Kuka ohjaa henkilötietojen hallintaa?

Henkilötietojen käsittely tapahtuu niitä koskevan lainsäädännön mukaan. Ruotsin henkilötietolaki korvattiin 25. toukokuuta 2018 EU:n Tietosuoja-asetuksella, GDPR, sekä sitä täydentävillä ruotsalaisilla asetuksilla. EU-asetus sai suoraan lain voiman kaikissa jäsenmaissa.

Millaisia oikeuksia kansalaisilla on?

Sinulla on kustannuksitta oikeus saada tietoja sinusta olevista henkilötiedoista, niin kutsutun rekisteriotteen. Sinulla on myös oikeus vaatia virheellisten henkilötietojen oikaisua tai esittää vastalause, jos tietoja ei mielestäsi hallita laillisesti, ja voit myös valittaa asiasta valvontaviranomaiselle Tietosuojan tarkastuslaitokselle (Datainspektionen), jonka nimi vuoden 2021 aikana vaihtuu Tietosuojaviranomaiseksi, (Integritetsskyddsmyndighet). Sinulla on myös oikeus joissakin olosuhteissa vaatia käsittelyn rajoittamista tai saada henkilötiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.

Kuka hallinnasta vastaa?

Henkilötietojen hallinnasta vastaava rekisterinpitäjä on Tierpin kunnanhallitus (useimmissa tapauksissa) tai jokin kunnan muista lautakunnista.

Kunnan tietosuojavastaavan tehtävänä on informoida, neuvoa ja tukea rekisterinpitäjiä henkilötietojen hallintaa koskevissa kysymyksissä. Rekisterinpitäjän on myös valvottava sääntöjen noudattamista ja toimittava yhteyshenkilönä Tietosuojan tarkastuslaitosta kohtaan.

Jos sinulla on henkilötietojen hallintaa koskevia kysymyksiä tai näkökantoja, ota yhteyttä kuntaan.